応接会議室とは？中小企業が目指すべき新しい応接室

近年、従来の応接室を「応接会議室」へとリニューアルする動きが加速しています。
応接会議室とはその名の通り、来客対応と会議のどちらにも使える部屋の事です。

重厚感のある木製家具に革張りのソファで来客を迎える応接スタイルは、2000年代初頭の流行だと言われています。
当時は「おもてなし」や「会話」を重視した空間がトレンドでした。

今も「おもてなし」の文化は変わっていません。
ではなぜ「会議室」の要素を加える必要が出たのでしょうか？

背景には、ビジネス環境やワークスタイルの大きな変化があります。

応接会議室の需要が高まる3つの理由

オンライン会議の普及と訪問営業の減少

2020年、感染症の流行を境にテレワーク化が急速に進み、オンラインミーティングが当たり前になりました。
その結果、来客専用の応接室は使用頻度が減り、スペースの非効率さが目立つようになったのです。

こうした状況から、「応接室を別の用途で活用したい」というニーズが生まれました。

オフィスのスペース効率化

働き方改革や、不景気によるコスト削減の流れを受けて、オフィスの縮小移転や省スペース化を検討する企業が増えています。

限られた面積のなかでいかに機能を充実させるかを考えた結果、応接会議室として一体化する流れになったのです。

来客対応スタイルの変化

ビジネスにおけるコミュニケーションスタイルも変わりつつあります。
現在では、よりフラットな関係性を重視する企業が増え、重厚な応接室はスタイルに合わなくなりました。

また、ノートパソコンやタブレットを用いた商談・打ち合せが一般化し、応接室より、設備が整っている会議室が使いやすい場面が増えています。

このようなスタイルの変化が、応接会議室の需要を増やす理由となったのです。

応接会議室を導入するメリット

スペースを効率よく使える

応接室が空いている時間を有効活用できるのは大きな利点です。

特に小規模オフィスが中心の中小企業では、スペースを遊ばせておく余裕はありません。
会議室としても使える部屋にすることで、日常的な稼働率がぐっと上がります。

コスト削減につながる

部屋数が減れば、内装工事も家具も1部屋分で済み、大幅なコスト減につながります。
空調や照明などの光熱費を抑えられるほか、清掃やメンテナンスの手間と費用も削減もできます。

企業イメージの向上

明るく整えられたおしゃれな応接会議室は、それだけで企業の印象を引き上げてくれます。
古い応接セットを置いたままでは、「時代遅れ」な印象につながることもあるため、リニューアルの価値は大きいといえます。

応接室から応接会議室へ

機能性のある家具を選ぶ

基本的に会議用の家具を使いますが、来客対応の事を考えると見た目や素材はちょっといい物を選びたいところです。
最近は応接会議室向けにコーディネートされたシリーズ家具も増えているので、そこから選ぶのもいいでしょう。

プライバシーを確保する

商談や人事面談が行われる部屋なので、音漏れや視線の遮り方も重要です。
扉や壁の隙間対策、ガラス面のフィルムなど、ちょっとした工夫で安心感が生まれ、会話がしやすい空間となります。

ネット環境を整える

オンライン会議が行われることを想定して、Wi-Fiの強さや電源のレイアウトには注意しておきましょう。
ゲスト用のWi-Fiと案内サインも用意しておくと、来客対応がスムーズになります。

備品の収納場所を確保する

ホワイトボードやプロジェクター、文具やお茶のセットなど、2部屋分の備品を1つの部屋に収める必要があります。
こまごました物やケーブル類は扉付きの収納で見せない工夫をします。
収納できないものは常にきれいな状態で、整然と置いておくようにしましょう。

企業の雰囲気に合わせたデザイン例

服装がスーツからビジネスカジュアルに変わったように、応接室にもカジュアルさが求められるようになりました。
企業の特色を盛り込んだ応接会議室は、ブランディングにも最適です。

信頼感を重視したシックなスタイル

従来の応接室の雰囲気を継承した、落ち着いたスタイルです。
ダークブラウンを基調に、マホガニーなど高級感のある天然木のテーブルと革張りの椅子で、格式ある部屋に仕上げます。

モダンで先進的なスタイル

IT企業に多い、革新性やトレンド感をアピールしたい企業向けのスタイルです。部屋全体の色味を統一し、直線的な家具を置きます。ケーブル類を隠すように整えると、無駄のない、スタイリッシュな印象となります。

やさしい雰囲気のナチュラルスタイル

カジュアルかつ、自由度の高いスタイルです。ペールトーンの内装にビタミンカラーの家具など、緊張感を感じさせないデザインが特徴です。とはいえビジネスで使う場所ですので、テーブル、椅子、床のどこかにフォーマルなデザインを残しておきましょう。

クリエイティブで自由なスタイル

従来のスタイルに一切囚われず、会社の個性を前面に出します。
人工芝を敷いたり、ファミレスのようなソファ席にしたりと、その手法は多種多様に渡ります。
ただし、デザインにこだわりすぎて機能性を損なわないよう注意が必要です。

エコでサステナブルなスタイル

FSC認証製品やリユース家具を選ぶことで、環境配慮型の経営や、SDGsへの取り組みをアピールできます。
全体的な印象をナチュラルモダンに仕上げることで先進的なイメージを与えます。

基本的なレイアウトやおしゃれな空間の作り方を知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

おしゃれな応接室の作り方とは？オフィスのプロが教える空間デザイン術

まとめ

応接会議室は働き方の変化に合わせて「使い方」をアップデートした空間です。
スペース効率アップ、機能性向上、コスト削減、イメージアップなど多くのメリットがあり、強くおすすめしたいスタイルです。

ですが、これは「従来の応接室が悪い」ということではありません。
重要なお客様を迎えるなら、今までのスタイルの方が「あなたを大切にしています」という気持ちが伝わりやすいからです。

応接会議室はあくまでも、現代の働き方に合わせた「今」のトレンドです。
利用シーンや目的に合わせて、自社にとって最も心地よい「おもてなしのかたち」を選んでいきましょう。

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監修：大昌工芸編集部

この記事は60年にわたり理想の店舗作りを支えてきた株式会社大昌工芸の編集部が監修しており、お客様の理想の店舗作りを助けるわかりやすく役にたつ記事を目指しています。

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