フリーアドレスは失敗？8つの理由と成功へ導く改善策

「失敗」「時代遅れ」「やめてほしい」「苦痛」――

フリーアドレスで検索すると、ネガティブなキーワードばかりサジェストに出てきます。

多くの企業が生産性の向上や、自由な働き方を求めて導入したはずなのに、なぜこれほど嫌われてしまったのでしょうか。
その理由は、「社員の負担」というリスクを考慮しきれなかったことにあります。

満足度が低下したオフィスを放置すると、業務効率が下がり、離職率が上がる危険性があります。

この記事では、フリーアドレスがうまくいかない理由を8つに分けて紹介し、失敗を成功に変えるための改善策を提案いたします。

フリーアドレスが失敗と感じる8つの理由

居場所が分からない

最も多いのが「人が見つからない」という悩みです。

固定席であれば部署でまとめられているので、誰がどこにいるか自然と把握することができました。
しかし、フリーアドレス制だと毎日席が変わるため、「人探し」が業務に追加されてしまいます。

特に影響が出ているのが同部署内のちょっとしたやり取りです。
今までは「聞けば10秒で済む内容」だったのが、フロアを見まわしたり、チャットを送って返事を待ったりしている間に、「10分かかる内容」になることも。

こうした状況が続くと、フリーアドレスそのものに苦手意識を持つ人が出てくるのも自然な流れと言えるでしょう。

マネジメントが難しい

こちらは管理職から多く聞かれた悩みです。
今までは表情や雰囲気から部下の状態を察することができましたが、フリーアドレスオフィスではそれも分からず、声をかけるタイミングを逃してしまうことが増えます。

特に深刻なのが新入社員への教育です。
隣にいないことでタイムリーなサポートができず、孤立し、早期退職してしまう原因になっています。

仕事がすぐに始められない・すぐに帰れない

フリーアドレスでは、出社するたびに席探しからスタートします。
席を決めたらパソコンを広げ、モニターにつなぎ、必要な資料を並べていると、思った以上に時間がかかります。

帰宅時も同様に片付けが必要で、子どものお迎えや電車の時間に追われて焦ってしまうことも。

かかる時間は1日10分～15分程度でしょうが、毎日のこととなると面倒くささが勝ってしまいます。

デスクが足りない・狭い

「全員が同時に出社しない」という前提でデスク数を減らした結果、席不足になるという話はよくあります。

メインの執務スペースや、仕事向きではない共用スペースで我慢する状況が続くと、モチベーション低下につながります。

また、固定席に比べて使えるスペースが少ないという指摘もあります。
学校机ほどの広さしかなく、書類は膝に置いて作業せざるを得ないといった、窮屈な運用を強いられるケースも見られます。

収納が足りない

固定席が無くなる以上、個人用のロッカーは人数分必要なはずですが、なぜか必要数より少ないことがあります。

毎日すべての荷物を持ち歩くのは現実的ではありません。
収納不足が常態化すると、共有棚やデスク周りに私物が増え、気づけば席が固定化してしまうという本末転倒な状態になりかねません。

席の固定化

フリーアドレスなのに、実際には席が固定化してしまう現象が多く見られます。

理由は「席を選ぶこと自体にストレスを感じる」というものです。
先着順ゆえに人気の席は争奪戦になりますし、あまり関わりのない人や上司が隣では気まずいと感じるでしょう。

暗黙の了解で特定の席が特定の人のものになると、新入社員や他部署の人は座りにくくなり、自由度のないフリーアドレスになってしまいます。

潔癖症にはつらい

複数人が使う共有デスクは、衛生面が気になる社員にとって大きなストレスです。
潔癖症でなくても、汚れたデスクや備品を使いたい人はまずいません。

特に感染症が流行する時期には共有スペースへの不安が高まります。
都度アルコール消毒を行うという方法もありますが、毎日のこととなると手間ですし、アルコールでデスクや備品が傷んでしまいます。

共有物への抵抗感から、私物の備品を持ち歩く社員が増えると、フリーアドレスの身軽さというメリットが失われ、負担だけが残ります。

老眼にもつらい

若い頃は13インチのノートパソコンでも十分仕事ができていました。
しかし歳を取ると老眼が始まり、ノートパソコンの小さな画面で細かい文字を見るのが難しくなります。

数字を扱う経理部門や、細かい図面を見る設計部門では特に深刻です。
見間違いやミスが増えるリスクもあり、業務の質の低下にもつながりかねません。

フリーアドレスが合う会社・合わない会社

フリーアドレスは万能ではありません。会社の業態や社員の働き方によって、向き不向きがはっきりと分かれます。

導入を検討する際、あるいは改善を考える際には、自社がどちらのタイプに当てはまるかを冷静に見極めることが重要です。

合う会社

結論から言うと、「ノートパソコン1台で仕事ができる会社」です。
オフィスに依存しない働き方ができるならフリーアドレスのメリットを十分に生かせるでしょう。

外回り営業など、直行直帰ができる部署も導入しやすいです。
ただしペーパーレス化が進み、セキュリティ対策がしっかりできている必要があります。

合わない会社

「書類が多い」「固定電話での対応が多い」「チームで密に動く必要がある」「機密情報を取り扱っている」「ハイスペックPCが必要」という会社では、フリーアドレスの導入は不可能と言えます。

また、フリーアドレスには会社側の準備が欠かせません。
快適な環境にするための設備の導入や、余裕のあるスペース配分など、細やかな気遣いが必要になります。

【状況別】失敗から成功へ。今から始める改善策

フリーアドレスに対する不満は「制度が合わない」という結論にされがちですが、実は環境や運用を見直すだけで改善できるケースがあります。
ここでは現場で特に多い5つの状況別に、現実的な改善方法をご紹介します。

コミュニケーション不足・孤立感がある

フリーアドレスにおけるコミュニケーション問題は、物理的距離が遠いことが原因です。

そこでおすすめなのが「グループアドレス」の導入です。
グループアドレスとは、部署ごとにエリアを分け、その中で自由に席を変える方法です。
毎日席が変わっても、同じ部署の人間が自然と近くに座れるため、ちょっとした相談や連携がスムーズになります。

「同じ作業をしている者同士で固まる」「新人の隣に常に教育係を座らせる」といった、フリーアドレスの利点である柔軟な運用も引き続き可能です。

準備と片付けが大きな負担になっている

どの席に座ってもすぐに仕事を始められる環境をつくることで、その負担を軽減できます。

「HDMI」「LANケーブル」「充電ケーブル」など、全員が必要とするツールは各席に完備しておきます。
電気工事が難しい席には、ポータブルバッテリーの貸出があると、気楽な移動と長時間の利用が可能になります。

また、席の移動を1日単位から1週間単位に変えるという方法もあります。
週10回の作業が2回に減ることで、負担の軽減が期待できます。

デスクや収納の数が足りない

設備や収納が足りない環境では、フリーアドレスはうまく回りません。
固定席時代と同じ業務量を想定したデスク・収納を確保する必要があります。

まずはデスクの追加ができるか、共用スペースの家具を変えて執務スペースに転用できないか、収納を置くスペースがあるかを確認しましょう。

場合によっては大幅なレイアウト変更や電気工事も必要になるため、内装会社に相談して、計画的に整備をすることをおすすめします。

個々の身体的・精神的問題への配慮が不足している

フリーアドレスは全員が同じ環境で働く前提になりやすく、個人差への配慮が後回しになります。
全員が同じ席を使うことにこだわらず、用途や特性に応じて選べる環境を用意しましょう。

その際、他の席と区別できるようゾーニングを行うと効果的です。
床の色や建具を変え、自分がどのエリアにいるのかを視覚的に分かりやすくすることで、誰でも迷わず使えます。

業務上問題が出ている

フリーアドレスを導入したことで業務に支障が出ている場合は、固定席に戻す判断が必要です。

また、オープンオフィスでは個人情報や機密情報の取扱いに困るという声もあります。
このような場合は、間仕切り工事でエリアを区切り、落ち着いて作業できる環境を整えましょう。

まとめ

フリーアドレスは、うまく機能すれば柔軟で自由な働き方を支える仕組みになります。
ただ、現場の実情や人の感覚を置き去りにしたまま導入すると、小さなやりにくさが積み重なり、大きなストレスに変わっていきます。

問題なのは、なんとなく我慢するしかない空気が生まれてしまうことです。
働き方の仕組みは、社員が無理なく続けられて初めて意味を持ちます。

運用ルールだけでは対応出来ないこともあります。
レイアウト変更や内装工事とあわせて検討することで、より確実な改善につなげることができます。

オフィス回帰が叫ばれる今、一度立ち止まって、自社にとって本当に必要なオフィスの形を見直してみませんか？

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監修：大昌工芸編集部

この記事は60年にわたり理想の店舗作りを支えてきた株式会社大昌工芸の編集部が監修しており、お客様の理想の店舗作りを助けるわかりやすく役にたつ記事を目指しています。

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